Les factures
Nous avons prévu toutes les mentions obligatoires pour que vos documents comptables respectent la législation et qu’aucun contrôle ne puisse vous prendre en défaut.
Il existe 4 cas de figure qui précèdent d’édition de votre facture :
- Après un devis qui permet d’informer votre client sur votre offre et vos prix avant qu’il n’achète. Une fois validé par le client, le devis devient une promesse de vente.
- Après un bon de commande (BDC) qui permet de sécuriser la vente entre les 2 parties, car il constitue une obligation de fournir un bien en contrepartie d’une rémunération.
- Après un bon de livraison (BDL) qui atteste du bon déroulé des opérations et qui doit être signé par le client.
- Après un achat simple, pour les e-boutiques et les transactions en BtoC. Votre client achète un produit, vous lui envoyez une facture dans le mail de confirmation d’achat, sans qu’il n’y ait eu ni devis, ni BDC ou BDL avant.
Dans les trois premiers cas, vous devez éditer en amont un autre document lié à votre facture : devis, bon de commande et bon de livraison. Ils sont bien évidemment intégrés à Bizyness et la transformation de ces pré-documents en facture ne nécessite qu’un clic.
Les factures récurrentes
Si vous vendez des abonnements, des services récurrents ou vos clients ont besoin d’un approvisionnement régulier, Bizyness a prévu le paramétrage de factures récurrentes. Vous avez le choix entre une facture hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Pour toute autre fréquence, vous personnalisez votre envoi en nombre de jours, semaines, mois ou années.
L’édition peut être poursuivie à l’infini ou vous pouvez indiquer une date terminale. Cela vous permet par exemple de facturer automatiquement un abonnement mensuel, prévu pour durer un an. Arrivée à échéance, la facturation s’arrête automatiquement, à moins que votre client ne renouvelle son abonnement.
Vous décidez ensuite d’envoyer automatiquement vos factures ou de déclencher manuellement les éditions.
Les modèles de factures
Le module de facturation est lié à votre base de données clients, ce qui permet de renseigner automatiquement les coordonnées, nom et adresse.
Si vous êtes auto-entrepreneur, vous choisissez le type de votre prestation (vente de marchandises, BIC Prestation commerciale ou artisanale, BNC autre prestations de services et débours). Les débours correspondent à une somme d'argent que vous versez pour le compte de votre client, qui est tenu de vous la rembourser.
Il est en effet indispensable pour la comptabilité de l’auto-entrepreneur de faire la distinction entre les catégories, afin d’automatiser le calcul des revenus à déclarer et de déterminer ainsi le montant des cotisations à acquitter.
L’estimation des cotisations à l’URSSAF
L’estimation des cotisations à l’URSSAF est mentionnée sur la page de votre facture. Cette somme n’apparaît pas bien sûr sur la facture que vous envoyez à votre client.
Cet ajout profite à tous, mais Bizyness a surtout pensé aux jeunes entrepreneurs qui confondent souvent le montant de leur facture avec le gain net et omettent d’intégrer dans leur devis ces charges qu’ils vont devoir reverser.
La personnalisation des factures
Vos documents sont émis à vos couleurs, en incluant votre logo.
Nous faisons évoluer le design de vos factures et nous vous proposerons régulièrement de nouveaux modèles de mise en page pour mettre en valeur votre entreprise.
L’envoi de vos factures
Une fois votre rédaction terminée, vous pouvez enregistrer le brouillon ou émettre la facture. Le brouillon vous permet de vérifier que vous n’avez rien oublié ou que vous n’avez fait aucune erreur. Nous vous conseillons de passer par l’étape brouillon, car une facture émise n’est pas ensuite modifiable.
En effet, une fois enregistré, un document comptable ne peut pas être modifié ou supprimé afin de respecter la numérotation chronologique des documents. Si le montant et/ou la formulation sont erronés, vous devez l’annuler en émettant un avoir, puis une nouvelle facture.
Une fois votre facture émise, vous procédez à l’envoi et votre client la reçoit instantanément dans sa boîte mail, en format PDF
Les devises et langues
Vous partez à la conquête du monde ? Nous avons tout prévu !
Bizyness vous propose de rédiger vos factures en langue étrangère : anglais, espagnol, allemand et italien. Même si les termes d’une facture - et surtout le chiffre inscrit en bas à droite - parlent d’eux-mêmes, vos clients sont touchés que vous soyez attentionné à leur égard et que vous preniez la peine de leur écrire dans leur langue.
Vous êtes en droit de rédiger votre facture en français, mais, en affaires, chaque détail compte et vous ne devez jamais négliger l’aspect humain, surtout lorsqu’il s’agit de réclamer de l’argent !
Quant aux devises, vous avez le choix entre plusieurs dizaines de monnaies différentes. Les taux de change sont synchronisés en temps réel avec la Banque Centrale Européenne. Pour votre comptabilité, vos recettes sont automatiquement converties en euros, avec le taux de change en vigueur.
La traduction et l’usage des devises étrangères sont applicables lorsque vous synchronisez Bizyness avec votre e-commerce.
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