Tout commerçant est astreint à des obligations comptables chronophages et rébarbatives. La meilleure solution pour vous soulager de cette tâche qui empiète sur votre temps de gestion de votre activité commerciale est de sélectionner le logiciel de facturation boutique le plus performant et le plus compétitif. Voici les critères auxquels il doit satisfaire.
Les automatisations du logiciel de facturation pour boutique
Vous trouverez ci-après la liste des obligations comptables générales des commerçants. Vous devez y ajouter les informations et règles administratives spécifiques à votre activité. Le logiciel de facturation boutique que vous sélectionnez doit répondre aux règles inhérentes au statut juridique de votre entreprise. Il doit aussi vous permettre de lier simplement tous les documents annexes issus de vos ventes, ainsi que du fonctionnement de votre boutique.
Un logiciel de comptabilité boutique comme Bizyness prévoit un nombre important d’automatisations qui vous simplifient la vie et vous font gagner du temps. En plus des documents comptables, vous pouvez facilement télécharger des pièces annexes que vous affectez à divers dossiers. Vous pouvez également lier votre comptabilité à votre compte bancaire professionnel. Bizyness est prévu pour s’associer à l’outil d’automatisation Zapier qui vous offre des fonctionnalités étendues.
Les obligations comptables des commerçants
En tant que commerçant, vous êtes tenu d’établir une comptabilité régulière, sincère et fidèle à la réalité de votre entreprise. Vos obligations comptables dépendent du régime fiscal du commerçant (régime micro ou régime réel d’imposition), ainsi que de la taille de votre activité.
Le logiciel de facturation pour boutique répond à toutes ces obligations au quotidien. Il vous permet ensuite d’effectuer des exports comptables personnalisés pour établir vos déclarations de chiffre d’affaires auprès des services des impôts. Ces exports sont aussi destinés à divers collaborateurs : expert-comptable, consultant, banquier, assureur, investisseur, etc.
Le régime réel d’imposition appliqué à la comptabilité des commerçants
La comptabilité du commerçant est la même que vous soyez au régime réel d’imposition normal ou au régime réel d’imposition simplifié, à quelques exceptions près, car le second bénéficie d’allègements administratifs.
- La facturation en prenant garde de respecter les mentions obligatoires.
- L’enregistrement chronologique de tous les mouvements affectant le patrimoine de votre boutique : achat, ventes, investissements, opérations bancaires, etc.
- La tenue d’un inventaire annuel permettant de contrôler et répertorier physiquement l’ensemble des éléments actifs et passifs du patrimoine de votre boutique.
- La tenue de livres comptables obligatoires.
- L’établissement de comptes annuels à la clôture de chaque exercice : bilan, compte de résultat et annexe. Ces documents doivent correspondre à vos enregistrements, ainsi qu’au résultat de votre inventaire.
- La conservation de toutes les pièces justificatives.
La facturation avec le logiciel de facturation pour une boutique
Avec un logiciel de facturation pour boutique de qualité, une fois que vous aurez personnalisé votre document à vos couleurs, ajouté votre logo et ajusté la mise en page, il se charge automatiquement de numéroter les factures, en tenant compte de toutes les mentions obligatoires et légales que vous aurez paramétrées.
Les livres comptables d’une boutique
Tout commerçant est tenu de présenter 2 livres comptables.
1. Le livre-journal qui recense toutes les opérations que vous avez enregistrées, en respectant la chronologie.
2. Le grand-livre qui répertorie l’ensemble des opérations que vous avez enregistrées, en les regroupant par numéro de compte.
Les comptes annuels
Pour chaque exercice, vous devez éditer un bilan comptable qui établit l’état du patrimoine de votre boutique. Le bilan décrit les actifs de la société (trésorerie, stocks, créances et immobilisations) et le passif (emprunts et dettes).
Le compte de résultat s’intéresse au chiffre d’affaires, ainsi qu’aux charges, notamment les salaires, investissements et locations. Il permet d’établir le bilan de la performance de votre boutique à la date de clôture de l’exercice.
La présentation simplifiée du bilan et compte de résultat
Si vous remplissez deux des trois conditions qui suivent, vous êtes autorisé à éditer une présentation simplifiée de votre bilan et de votre compte de résultat.
1. Vous n’employez pas plus de 50 salariés.
2. Vous ne dépassez pas 8 millions de chiffre d’affaires.
3. Votre total bilan ne dépasse pas 4 millions d’euros.
L’annexe comptable
L’annexe comptable représente en quelque sorte une explication de texte (et de chiffres surtout). Elle permet aux personnes qui consultent vos documents de mieux comprendre le bilan comptable et le compte de résultat.
La dispense d’annexe comptable
Si vous ne dépassez pas deux des trois critères suivants, vous êtes dispensé de présentation de l’annexe comptable.
1. Vous n’employez pas plus de 10 salariés.
2. Vous ne dépassez pas 700 000 € de chiffre d’affaires hors taxes.
3. Votre bilan ne dépasse pas 350 000 € de total bilan.
Les fonctionnalités essentielles de votre logiciel de comptabilité pour votre boutique
Votre logiciel comptable doit être prévu pour la gestion d’une boutique et vous proposer des fonctionnalités pour éditer simplement votre bilan, vos comptes annuels et l’annexe comptable. D’autre part, ces documents doivent être conservés durant au moins 10 ans. L’idéal est de choisir un logiciel comme Bizyness qui enregistre automatiquement vos données sur un espace du cloud qui vous est dédié.
Ainsi, vous ne vous encombrez pas du stockage sur votre propre ordinateur et ne vous inquiétez pas des mises à jour et de la location de l’espace disponible, tout est compris dans votre abonnement. Vous accédez également à vos donnez depuis n’importe quel poste ou appareil (ordinateur fixe ou portable, tablette ou smartphone).
D’autre part, toute votre comptabilité doit être accompagnée de pièces justificatives : relevés bancaires, factures d’achat, factures clients, reçus divers, etc. Vous devez pouvoir les télécharger facilement dans votre logiciel de facturation boutique. Pour gagner du temps, il est conseillé d’automatiser ce type de tâches, afin d’affecter directement vos justificatifs aux opérations comptables qui correspondent. Ainsi, vous êtes en règle et pouvez à tout moment répondre aux interrogations de l’administration fiscale.
Ces pièces justificatives doivent elles aussi être conservées pendant 10 ans.
Prenez le temps nécessaire pour sélectionner votre logiciel de facturation pour boutique physique ou e-commerce. Il doit être intuitif, facile à prendre en main et personnalisable. Il est important que vos documents commerciaux soient professionnels pour vos clients, comme pour l’administration fiscale. Misez sur un logiciel comme Bizyness qui vous propose de nombreuses possibilités de personnalisation et de programmation de tâches automatiques. Il peut être couplé avec un outil comme Zapier qui décuple ses capacités d’automatisation.
Tout le temps que vous gagnez sur les tâches fiscales vous permet de vous concentrer davantage sur la gestion commerciale de votre entreprise.
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