Choisir la meilleure option pour votre domiciliation d'entreprise

La domiciliation d’entreprise est obligatoire pour toute société, quel que soit son statut juridique. Elle consiste à attribuer des coordonnées géographiques physiques à une entreprise qui deviennent son siège social, ainsi que son adresse administrative et juridique officielle. On parle également de domiciliation commerciale. Dans tous les cas, vous devez disposer de cette adresse pour pouvoir déposer votre dossier d’immatriculation de votre entreprise. Il existe plusieurs possibilités de domiciliation que nous passons en revue dans cet article.

Qu’est-ce qu’est la domiciliation d’entreprise ou domiciliation commerciale ?

La domiciliation d’entreprise consiste à attribuer à une entreprise une adresse constituant son siège social et renseignée dans ses statuts. Les coordonnées physiques permettent aux intervenants extérieurs – fournisseurs, clients, prestataires et administration – de communiquer avec l’entreprise par voie postale.

L’adresse de domiciliation commerciale figure sur tous les documents et supports liés à votre société : statuts, courriers, contrats, devis, factures, bons de commande, bons de livraison, site Internet, CGV (Conditions Générales de Vente), etc.

La domiciliation d’entreprise ne correspond pas nécessairement à l’adresse à laquelle vous exercez votre activité. Le siège social et vos bureaux ou ateliers de fabrication peuvent être situés dans des communes différentes, sans restriction de distance.

L’obligation de domicilier son entreprise

Toute création d’entreprise nécessite une domiciliation commerciale. Cette obligation est indiquée dans l’article L123-11 du Code du Commerce. L’administration est la première à réclamer ces coordonnées qu’elle enregistre comme adresse fiscale où elle vous enverra tous les documents administratifs n’étant pas encore dématérialisés.

Par ailleurs, la domiciliation d’entreprise détermine le lieu où vous devez effectuer les formalités de publicité. En effet, dès qu’un changement intervient dans votre entreprise, vous devez effectuer une publication dans un JAL (Journal d’Annonces Légales). C’est par ce biais que vous interlocuteurs – fournisseurs, sous-traitants et clients notamment – sont au courant de l’évolution de votre société : création, changement de statut juridique, modification dans les statuts de la société, augmentation ou baisse du capital, changement de votre domiciliation commerciale, etc.

Pourquoi choisir une domiciliation d’entreprise ne correspondant à l’adresse réelle de votre activité ?

Il existe plusieurs raisons de choisir une domiciliation d’entreprise différente de votre lieu d’activité :

• établissant le siège social de votre entreprise, elle détermine les tribunaux pouvant être saisis en cas de litige ainsi que les administrations territorialement compétentes : vous pouvez ainsi exercer dans une région, mais dépendre des tribunaux d’une autre région ;
• l’adresse figurant sur l’ensemble de vos documents commerciaux, la domiciliation commerciale donne une certaine image de votre entreprise : vous pouvez par exemple choisir une adresse de prestige – typiquement dans un quartier d’affaires prestigieux de Paris, comme le VIIIe arrondissement – pour donner une image favorable à votre société ;
• si vous n’avez pas envie d’être dérangé sur votre lieu de travail par des clients ou des fournisseurs, la domiciliation d’entreprise vous permet d’en dissimuler l’adresse.

Le changement de la domiciliation d’entreprise

Le choix de votre domiciliation commerciale, n’est pas définitif, car vous pouvez en changer. Vous devez pour cela modifier les statuts de la société, puis déposer un dossier auprès du guichet unique INPI (Institut National de la Propriété Industrielle).

En effet, depuis le 1er janvier 2023, un site unique a été mis en place pour simplifier les démarches administratives des entreprises.

Où et comment domicilier votre entreprise ?

Il existe plusieurs options pour domicilier votre entreprise.

À votre domicile

Si aucune disposition législative ou contractuelle ne s’y oppose, vous pouvez domicilier une entreprise individuelle à votre domicile personnel, que vous soyez propriétaire ou locataire. C’est souvent le cas pour les entrepreneurs n’ayant pas besoin de bureaux ou ateliers pour exercer, soit parce qu’ils sont prestataires de service et travaillent exclusivement chez leurs clients, soit parce qu’ils travaillent à domicile.

L’avantage de la domiciliation commerciale à domicile est d’être économique. Chaque année, vous devrez acquitter le CFE (Cotisation Foncière des Entreprises) et aucun loyer supplémentaire ne peut vous être réclamé.

Pour domicilier votre entreprise à domicile, vous devez justifier de son occupation avec un contrat de bail ou une facture d’électricité. Vous devez impérativement être le représentant légal de l’entreprise : micro-entreprise, SARL, EURL, SAS, SASU, etc.

Si vous êtes locataire, vous devez notifier par écrit à votre bailleur votre intention d’installer votre société à son domicile et vérifier si la réglementation des lieux le permet.

Dans un local commercial

Les commerçants et artisans établissent généralement leur domiciliation d’entreprise à l’adresse de leur local commercial. Il vous suffit pour cela d’acheter un local ou de conclure un bail commercial et de fournir à l’administration la copie de votre titre de propriété ou de votre contrat.

Le recours à une société de domiciliation

Il existe de nombreuses sociétés spécialistes de la domiciliation commerciale. Elles proposent leurs services aux entrepreneurs ne souhaitant pas domicilier leur entreprise chez eux ou à une adresse correspondant au lieu où ils exercent leur activité.

La société de domiciliation vous fournit une adresse déterminant votre siège social. Elle doit elle-même être immatriculée au registre du commerce et des sociétés et disposer d’un agrément préfectoral pour exercer cette activité parfaitement légale.

La fourniture d’une adresse de domiciliation est naturellement payante. En outre, votre prestataire peut vous fournir des services annexes :

• la gestion du courrier, indispensable si vous n’êtes pas proche de cette adresse ;
• un accueil téléphonique, avec un numéro de téléphone à part ou un renvoi de votre propre numéro ;
• l’accès à du matériel de bureautique : imprimante, photocopieur, téléphone, etc. ;
• la mise à disposition d’espaces de travail ou des salles de réunions dans lesquels vous pouvez organiser des rencontres avec vos associés, fournisseurs ou client ;
• une assistance juridique à distance, par courriel et téléphone, etc.

Les démarche pour recourir à une société de domiciliation sont simples et peuvent être réalisées à distance, par courriel.

1. Le prestataire vous donne un choix d’adresses parmi lesquelles vous choisissez la vôtre et vous décidez des services en options que vous souhaitez souscrire.
2. La société de domiciliation vous envoie un contrat que vous devez retourner avec les justificatifs demandés.
3. Une fois le contrat signé par les deux parties, vous recevez votre attestation de domiciliation qui vous sert pour l’immatriculation de votre entreprise ou pour son changement d’adresse de siège social.

Les pépinières d’entreprises ou espace de coworking

Les pépinières d’entreprises ou espaces de coworking sont prisés par les jeunes entreprises et les startups. En partageant un local professionnel avec d’autres entreprises, vous réalisez des économies sur les charges fixes (loyer, électricité, entretien des locaux, etc.) ainsi que sur certains outils que vous pouvez partager : imprimantes, équipements informatiques, matériel de projection pour les réunions, etc. Vous pouvez également mutualiser des services de secrétariat et accueil téléphonique.

Si vous choisissez une pépinière d’entreprises pour installer vos bureaux, la démarche sera la même qu’avec un local commercial dont vous êtes locataire. Il vous suffit de votre contrat de bail pour domicilier votre entreprise.

La durée de location dans ce type d’espace peut être limitée dans le temps, à 3 ou 4 ans par exemple. Prenez donc la précaution de vérifier toutes les conditions. Si vous êtes obligé de déménager, vous devrez obligatoirement modifier les statuts de votre entreprise, afin de notifier officiellement son nouveau siège social. Ce changement fera l’objet d’une publication dans un JAL.

La domiciliation d’entreprise est une étape obligatoire pour la création d’entreprise. Elle détermine l’adresse du siège social et permet à vos interlocuteurs de communiquer avec vous. Cette domiciliation commerciale peut être modifiée à tout moment. Le cas échéant, n’oubliez pas de modifier les statuts de votre société et de publier votre nouvelle adresse dans un JAL.

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